Entretien annuel du vétérinaire et de l’ASV : et si tout le monde avait à y gagner ?

Soyons honnêtes, au sein des structures vétérinaires, la tenue d’un entretien annuel passe souvent à l’as… Pourtant, ce rendez-vous privilégié entre employeur et salarié une fois par an permet de faire le bilan des objectifs et attentes de chacun, d’ouvrir le dialogue et de dénouer incompréhensions ou conflits latents.

Or, une bonne ambiance de travail, un sentiment de reconnaissance du salarié, et la prise en compte des attentes des deux parties sont autant de facteurs qui permettent :

● d’améliorer la capacité de travail au quotidien en termes de qualité et de quantité
● d’augmenter la motivation des équipes ainsi que leur disponibilité
● de fidéliser les nouveaux arrivants (point important dans un contexte de recrutement vétérinaire à long terme).

Pourquoi et comment faire de ce fameux entretien annuel un moment constructif pour tous ? Voici quelques pistes pour vous donner envie de crĂ©er ce rendez-vous et/ou de l’aborder avec enthousiasme et bienveillance, que vous soyez manager ou salariĂ©. Da,s cet article, nous vous proposons aussi une trame d’entretien annuel prĂŞte Ă  imprimer pour vous permettre de prĂ©parer vos entretiens sereinement.

Un entretien annuel régulier, c’est VRAIMENT utile… si l’on a une bonne approche !

Que vous meniez l’entretien, ou que vous y soyez convoqué en tant que salarié, le secret pour que cela se passe bien est simple : l’aborder avec un bon état d’esprit, d’ouverture et d’écoute de l’autre car au fond, vos objectifs sont les mêmes.

1. S’écouter pour mieux se comprendre

Ce qui est vrai dans la vie privée l’est tout autant dans un cadre professionnel « intense » comme peut l’être celui de la clinique vétérinaire.
Urgences, astreintes, émotions des propriétaires à gérer, fatigue chronique… Nombreuses sont les raisons qui poussent les équipes à « parer au plus pressé » en oubliant parfois l’importance de bien communiquer en interne.
Au quotidien, des marques simples de politesse, le respect et la prise en compte de la mission de chacun deviennent moins Ă©vidents.
Un entretien annuel ou biannuel, c’est l’occasion rêvée de se mettre à l’écoute de l’autre, sans urgence et sans être dérangé. Cela permet de faire un bilan de l’année écoulée et de se projeter dans l’avenir dans un cadre apaisé.

2. Concilier les projets d’évolution de la clinique avec ceux du salarié

L’entretien annuel vétérinaire peut s’avérer particulièrement constructif d’un côté comme de l’autre.
Les objectifs discutés sont comme une déclinaison opérationnelle de la stratégie de l’entreprise à court terme.
C’est le moment ou jamais de mettre à plat quantitativement et qualitativement les actes et tâches effectivement réalisés par le salarié, les formations qu’il envisage, et de les confronter aux attentes et projets de développement de la clinique.

Un entretien individuel régulier est donc un bon moyen de donner envie de rester à un nouvel arrivant.
Spécialisation dans un domaine qui lui tient à cœur d’un côté, ouverture prochaine d’un nouveau service et modifications structurelles de l’autre, l’entretien annuel permet d’aborder les sujets importants en toute transparence, de réimpliquer un salarié démotivé et de mieux l’accompagner dans ses aspirations en cas de convergence des projets.
En cas de divergence marquée enfin, chacun est au courant des obstacles ou freins à dépasser ensemble dans l’intérêt de tous.

3. Aborder les incompréhensions du quotidien avec du recul

La crainte de voir remonter d’éventuels reproches ou conflits larvés peut freiner l’envie de réaliser cet entretien, d’un côté comme de l’autre.
Mais cette appréhension n’est pas forcément justifiée car le cadre de l’entretien est formel, préparé, et un certain recul a déjà été pris de part et d’autre en passant par l’écrit.
D’autre part, si une telle tension existe au quotidien et nuit au travail du salarié, du supérieur hiérarchique et par ricochet à toute l’équipe, il est justement primordial de l’aborder lors de ce moment « fait pour ».
Cela peut permettre d’endiguer un malaise plus global avant qu’il ne gagne les autres membres de l’équipe, d’empêcher le départ d’un ou plusieurs salariés, et tout simplement de « crever l’abcès » une bonne fois pour toutes.

4. Travailler ensemble en harmonie

Le métier de vétérinaire a beaucoup changé ces dernières années, dans ses pratiques mais aussi dans l’acceptation des contraintes et d’un empiètement sur la vie privée qui ne va plus forcément de soi pour les nouvelles générations.
Un travail en équipe harmonieux, ensemble, au long cours, n’est plus une évidence.
En abordant tous les points sensibles qui préoccupent le vétérinaire salarié ou l’ASV comme l’employeur, une nouvelle confiance peut s’installer, voire une complicité jusqu’ici inexistante. Le jeu n’en vaut-il pas la chandelle ?

Préparer l’entretien annuel Vétérinaire ou ASV, qu’est-ce que cela signifie ?

L’exercice ne relevant pas de l’obligation légale au sens strict, vous disposez d’une certaine liberté. Des questionnaires et formulaires préformatés existent pour structurer l’entretien, vous aider à choisir et développer les sujets point par point. Nous vous proposons une trame prête à imprimer ci-dessous. Mais la bonne préparation de l’entretien ne tient pas qu’à ces éléments.

Du côté du supérieur hiérarchique ou de la personne qui mène l’entretien, la préparation consiste surtout à :

– Définir un lieu tranquille, une date, une heure, une durée d’entretien et s’y tenir.
– Envoyer le fameux questionnaire suffisamment en amont – 15 jours par exemple – pour que le salarié ait le temps de réfléchir et d’y répondre. Cela évitera qu’il ne se sente « piégé ».
– Accompagner cet envoi d’un message positif : cet entretien a pour but de l’écouter dans ses problématiques quotidiennes et aspirations, pas uniquement de l’évaluer et fixer des objectifs.
– Anticiper une éventuelle demande d’augmentation pour pouvoir y répondre précisément et justifier ses décisions.
– Le jour J : adopter une posture d’écoute et de recherche de solutions.

Trame de préparation prête à imprimer (9 pages)

Imprimez ce document pour une prépararation sereine de vos entretiens annuels.

Du côté du salarié, la préparation est également capitale, pour arriver serein à l’entretien :

– Voir cette préparation comme une occasion d’améliorer ses conditions de travail et son avenir au sein de la structure, donc lui accorder le temps nécessaire.
– Si l’on souhaite faire remonter des problèmes organisationnels, relationnels, essayer de proposer des solutions concrètes : le supérieur hiérarchique n’est pas forcément au courant de tout et cet entretien est l’occasion de lui suggérer des pistes pour améliorer le fonctionnement du service.
– Sur la montée en compétence, les formations envisagées, être le plus clair et précis possible dans ses souhaits et démontrer les avantages que cela pourrait apporter à la structure.
– Rester également à l’écoute de son interlocuteur avec une posture ouverte, pour bien comprendre ses attentes en tant qu’employeur et les contraintes de l’établissement.

À terme, un meilleur accueil et accompagnement des propriétaires comme… des animaux !

L’entretien annuel, s’il demande un peu de préparation et de disponibilité peut aider à faire gagner un temps précieux et une meilleure productivité à court terme au sein de l’établissement vétérinaire. La bonne entente au sein des services et le bien-être des vétérinaires et ASV se répercute forcément sur l’accueil et l’accompagnement des propriétaires d’animaux de compagnie ou éleveurs.
Ils seront sensibles à l’harmonie qui règne dans l’établissement, tout comme leurs animaux.
Autant d’éléments qui servent la bonne image de la structure vétérinaire et contribuent à atténuer d’éventuels conflits avec les propriétaires, qui seront peut-être plus tolérants le moment venu.
En favorisant une bonne communication en interne, tout le monde y gagne vraiment.