Départ d’un(e) salarié(e) de la structure vétérinaire : les clés pour que cela se passe le mieux possible !

On connaît tous la maxime « Nul n’est indispensable » mais lorsqu’on apprend qu’un collaborateur a décidé de quitter la structure dans un contexte parfois tendu, cela a forcément une influence sur les équipes et l’équilibre du service.

D’où l’importance de prendre en compte ce départ à son juste niveau et de veiller à accompagner aussi bien celui qui s’en va que ceux qui restent. C’est ce qu’on appelle la phase d’Offboarding.

 L’Offboarding, qu’est-ce que c’est ?

On connaît le terme d’onboarding qui désigne la phase d’intégration du nouveau salarié dans la structure vétérinaire. Une façon de fournir au nouvel arrivant les moyens de travailler dans un cadre professionnel motivant et de lui donner envie de rester.

La même attention devrait être apportée à l’offboarding qui concerne les processus d’accompagnement et de décisions à mettre en place au moment du départ d’un collaborateur.
En effet, si les raisons de son départ sont multiples, elles constituent toujours un petit événement dans l’entreprise.

Or, qu’il s’agisse d’une toute nouvelle recrue qui quitte la structure au bout de deux mois ou d’un vétérinaire actif depuis quinze ans, créer un process d’offboarding permet d’aborder l’événement de façon plus sereine, pour le partant comme pour l’équipe.

Un départ n’est jamais anodin

La nouvelle recrue qui décide de partir à la fin de sa période d’essai était peut-être très attendue depuis des mois et déjà appréciée.
Un manager senior était peut-être un référent hiérarchique fort et son départ modifie la vision stratégique du service, en plus de bouleverser les plannings. Il crée peut-être aussi en partant une nouvelle opportunité professionnelle en interne, donc des tensions ou jalousies au sein de l’équipe…

Autant de paramètres à bien anticiper pour éviter une dégradation de l’ambiance générale au travail.

Quelles autres conséquences pour ceux qui restent ? On constate souvent :

• Un moral en baisse pour plusieurs collègues, lorsque la personne était appréciée et tenait un rôle prépondérant.
• L’anticipation d’une surcharge de travail à venir si le partant n’est pas remplacé immédiatement.
• La modification de l’équilibre du service, tant au niveau relationnel que de l’organisation structurelle interne.

Pourquoi veiller à l’accompagnement de celui qui part ?

• Pour lui apporter un soutien durant les journées d’exercice restantes, afin que son départ ne déstabilise pas trop le service.
• Lui aussi peut se sentir surchargé, ou au contraire être tenté de ne plus rien faire avant son départ effectif. L’accompagnement par l’Employeur sert alors à éviter cette phase de démotivation avant départ.
• Il doit pouvoir garder une bonne image de la clinique ou du cabinet et la phase d’offboarding permet d’atténuer son éventuel ressentiment vis-à-vis de la structure.

Anticiper les réactions et choisir le bon moment pour annoncer officiellement le départ

Même si les départs de collaborateurs font partie des événements courants dans la vie de toute entreprise, l’impact peut être fort au sein d’une structure vétérinaire lorsque le salarié y tient un rôle-clé.  
Il est donc important de bien choisir son moment pour annoncer ce départ, et d’aborder le sujet en ayant anticipé les réactions plutôt que d’improviser au détour d’une réunion de service informelle.

Pour éviter les quiproquos et couper court aux rumeurs avant l’annonce, il est préférable :

– d’annoncer le départ rapidement, dès qu’il est officialisé, et si possible de vive voix à tous les collègues impactés
– de préparer votre annonce sur les circonstances de ce départ, les effets concrets sur le service à court terme et les questions qui risquent d’être posées : y a-t-il un recrutement en cours pour remplacer cette personne ? Va-t-on en profiter pour réorganiser le service ? etc.
– d’anticiper certaines réactions d’incompréhension, de déception ou d’incertitude quant à l’avenir en cas de démission ou départ volontaire.

Gérer la phase de préavis avant le départ effectif du salarié…

… Pour celui qui part :

Comme lors de la phase d’intégration, l’accompagnement du salarié qui part sera bénéfique pour l’ensemble de la structure. Pour le soutenir, vous pouvez :

– Lui fixer des objectifs adaptés en fonction du temps qui lui reste.
– Planifier avec lui le transfert des connaissances et des dossiers pour son successeur ou ses remplaçants ponctuels.
– Lui fournir une liste de toutes les démarches administratives et de restitution de matériel à réaliser avant son départ.
– Prévoir un dernier entretien individuel avant son départ effectif pour lui permettre de remonter un maximum d’informations utiles lors de cette dernière ligne droite.
– Organiser un pot de départ avec tous les membres de l’équipe. Ce moment convivial demeure l’un des derniers moments passés dans la structure. Il joue positivement sur le ressenti du salarié, permettant d’atténuer d’éventuelles frictions tout en transmettant des messages de sympathie.
– Conserver le lien avec lui après son départ : un salarié qui part peut potentiellement revenir, et cela montre que vous continuez à porter de l’intérêt à son parcours, ou tout simplement que vous tenez à ce lien.

… Et pour ceux qui restent

Le recrutement d’un nouveau vétérinaire ou ASV peut prendre du temps. Ce temps de latence entre l’annonce du départ et l’arrivée d’un remplaçant peut créer de la tension, surtout quand les équipes se sentent déjà surchargées.
La clarté et la transparence de la part de l’Employeur quant à l’organisation, sont alors toujours préférables à des annonces floues et à une réorganisation « spontanée ».

Nos conseils pour conserver une bonne ambiance et cohésion d’équipe :

– Veiller à une juste répartition des tâches en attendant le remplaçant, un facteur de cohésion essentiel pendant cette phase transitionnelle.

– Organiser des entretiens individuels avec les proches collaborateurs de celui qui part, pour écouter leurs ressentis et leurs craintes quant aux changements liés à ce départ.
Cela peut être l’occasion pour les salariés d’exprimer des émotions retenues et d’échanger dans un cadre plus confidentiel.

L’offboarding, des conséquences positives sur l’image de l’entreprise et la marque Employeur

Négliger les effets d’un départ peut avoir des conséquences néfastes sur l’image de la structure vétérinaire en interne comme en externe. En ne prenant pas suffisamment cette phase au sérieux, on peut créer de la frustration, donner une impression de désintérêt de la part du management, voire provoquer de nouveaux départs.

A l’inverse, l’accompagnement du partant et des équipes pendant cette phase donnera envie aux salariés impactés de rester, avec le sentiment d’être soutenus et compris.
Celui qui part gardera une bonne image de la structure vétérinaire, qu’il diffusera au sein de son propre réseau professionnel.

Et qui sait, peut-être aura-t-il un jour envie de revenir ?

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